Postup ochrany oznamovatelů

Simoldes Czech má Program dodržování právních předpisů pro účely dodržování právního režimu ochrany oznamovatelů, který předpokládá závazek dodržování platných předpisů a závazek ochrany oznamovatelů podle následujících parametrů:

1.Odpovědný subjekt

Simoldes Plasticos Czech s.r.o., dále jen Simoldes Czech, s DIČ 03545695, se sídlem Lipovka 162, 516 01 Rychnov nad Kněžnou.

Telefon: +420 497 770 080;
E-mail: mail@simoldes.com ;
Webové stránky: www.simoldes.com.

2.Kontaktní údaje na pověřence pro ochranu osobních údajů a tým pro whistleblowing

Odpovědný subjekt má pro účely ochrany osobních údajů a vyřizování whistleblowingu zvláštní e-mailové adresy, přičemž pověřenec pro ochranu osobních údajů je k dispozici na adrese dataprotection@simoldes.com a tým pro whistleblowing na adrese compliance@simoldes.com.

3.Závazek dodržovat předpisy

Společnost Simoldes Czech se veřejně zavazuje k dodržování předpisů vztahujících se na její činnost, ať už jde o právní normy nebo interní normy a kodexy chování, a vypracovává program dodržování předpisů a program prokazování odpovědnosti a informuje o těchto programech všechny zúčastněné strany a všechny příslušné orgány.

4.Závazek k ochraně oznamovatelů

Společnost Simoldes Czech také veřejně přijímá závazek chránit oznamovatele, zavádí oznamovací kanály a postupy pro následné sledování oznámení prostřednictvím vnitřního kontrolního systému na ochranu oznamovatelů a oceňuje spolupráci všech osob, které chtějí oznámit nebo nahlásit porušení.

5.Typy přestupků nebo porušení předpisů

Prostřednictvím stávajících kanálů pro oznamování porušení právních předpisů platných ve vnitrostátním právním systému nebo porušení vnitřních předpisů, zásad a kodexů chování platných ve společnosti Simoldes Czech lze podávat oznámení.

6.Podmínky ochrany

6.1 Ochrana je poskytována všem osobám, které v dobré víře a s vážným důvodem domnívat se, že informace jsou v době ohlášení nebo zveřejnění pravdivé, ohlásí nebo veřejně oznámí protiprávní jednání za podmínek stanovených právními předpisy a vnitřními předpisy společnosti Simoldes Czech.

6.2 Za oznamovatele se považuje fyzická osoba, která oznámí protiprávní jednání na základě informací získaných při výkonu své profesní činnosti, a to bez ohledu na povahu této činnosti a odvětví, v němž je vykonávána.

6.3.Za oznamovatele mohou být považováni i tito lidé

a) Pracovníci v soukromém, sociálním nebo veřejném sektoru;

b) poskytovatelé služeb, zhotovitelé, subdodavatelé a dodavatelé, jakož i všechny osoby jednající pod jejich dohledem a vedením;

c) akcionáři a osoby, které jsou členy správních nebo řídících orgánů nebo dozorčích orgánů právnických osob, včetně nevýkonných členů;

d) Dobrovolníci a stážisté, placení i neplacení.

6.4 Oznámení o porušení předpisů může být založeno také na informacích získaných během mezitím ukončeného profesního vztahu, jakož i během náborového procesu nebo v jiné fázi předsmluvního vyjednávání existujícího nebo neuzavřeného profesního vztahu.

7.Přednost mezi prostředky vypovězení a zveřejněním

7.1. Oznámení o porušení předpisů podává oznamovatel prostřednictvím interních nebo externích kanálů pro oznamování nebo je zveřejňuje.

7.2.Oznamovatel se může obrátit na externí oznamovací kanály pouze v případě, že:

(a) Neexistuje žádný interní kanál pro oznamování nedostatků;

b) Interní whistleblowingový kanál umožňuje podávat oznámení pouze zaměstnancům a oznamovatel jím není;

c) má důvodné podezření, že porušení nelze účinně zjistit nebo vyřešit interně nebo že hrozí riziko odvetných opatření;

(d) původně podal interní stížnost, aniž by byl ve lhůtě stanovené zákonem informován o předpokládaných opatřeních nebo opatřeních přijatých v návaznosti na stížnost (viz níže postupy pro následné řešení stížnosti); nebo

e) přestupek je trestným činem nebo přestupkem, za který lze uložit pokutu vyšší než 50 000 (euro).
7.3.Oznamovatel může veřejně oznámit přestupek pouze tehdy, pokud:

(a) má oprávněné důvody se domnívat, že porušení může představovat bezprostřední nebo zjevné ohrožení veřejného zájmu, že porušení nemůže být účinně zjištěno nebo řešeno příslušnými orgány s ohledem na konkrétní okolnosti případu nebo že existuje riziko odvety, a to i v případě externího whistleblowingového oznámení, nebo

b) podal interní a externí oznámení o whistleblowingu nebo přímo externí stížnost podle tohoto zákona, aniž by byla přijata příslušná opatření ve lhůtách stanovených zákonem (viz níže postupy pro následné řešení stížnosti).

7.4 Fyzická osoba, která mimo případy uvedené v předchozím čísle oznámí porušení zákona orgánu sdělovacího prostředku nebo novináři, nepožívá ochrany poskytované tímto zákonem, aniž jsou dotčena platná pravidla o novinářském tajemství a ochraně zdrojů.

8.Formy whistleblowingu

8.1 Každá osoba, která má v úmyslu podat sdělení nebo whistleblowingové oznámení týmu pro whistleblowing společnosti Simoldes Czech,

– můžete tak učinit anonymně nebo, pokud si to přejete, s uvedením svých osobních údajů a kontaktů,

– písemnou nebo ústní stížností a

– prostřednictvím kteréhokoli z dostupných kanálů, ať už jde o běžnou poštu, e-mail, telefonický kontakt, hlasovou zprávu nebo formulář digitální platformy.

8.2 Každá osoba, která potřebuje předchozí radu nebo si přeje naplánovat osobní schůzku za účelem předložení sdělení nebo stížnosti, může kontaktovat tým pro oznamování nedostatků prostřednictvím některého z dostupných kanálů a požádat o naplánování schůzky.

9.Whistleblowingový kanál Kontakty

Stížnost je možné podat prostřednictvím některého z dostupných kanálů pro podávání stížností.

Dostupné kanály pro podávání stížností jsou následující:

9.1.Pravidelný poštovní kanál

Chcete-li podat písemnou stížnost běžnou poštou, zašlete ji na následující adresu a musí být výslovně adresována týmu Whistleblowing Officer:

Tým pracovníků pro oznamování nekalých praktik
Simoldes Plasticos Czech s.r.o.
Lipovka 162

516 01 Rychnov nad Kněžnou

Česko (česky)

9.2 E-mailový kanál

Chcete-li podat písemné hlášení o podezření na porušení zákona prostřednictvím e-mailu, zašlete sdělení na následující adresu: compliance@simoldes.com .

9.3 Telefonní kanál

Ústní oznámení můžete podat telefonicky každý den mezi 9.00 a 18.00 hodinou na telefonním čísle: (+351) 911 879 229.

9.4.Kanál hlasové schránky

Chcete-li podat oznámení ústně prostřednictvím hlasové schránky, nahrajte hlasovou zprávu každý den mezi 18:00 a 9:00 hodinou na telefonním čísle: (+351) 911 879 229.

9.5.Kanál digitální platformy

Chcete-li podat písemnou stížnost prostřednictvím digitální platformy kanálu Whistleblowing Channel, přejděte na odkaz https://simoldesczech.whistleblowingofficer.com a vyplňte formulář Whistleblowing.

10.Osobní setkání

Za účelem předložení svého sdělení nebo oznámení může kterákoli osoba kontaktovat tým pro oznamování nedostatků , a to prostřednictvím některého z dostupných kanálů, a požádat o naplánování schůzky za tímto účelem.

11.Nahrávání telefonické komunikace

11.1 Telefonická komunikace prostřednictvím telefonního kanálu (+35) 911 879 229 není standardně nahrávána, ale ve specifických situacích může být po předchozím výslovném souhlasu subjektu údajů nahrávána.

11.2. Hlasové zprávy, které jsou zaznamenány prostřednictvím kanálu schránky hlasových zpráv, jsou založeny na souhlasu subjektu údajů a budou zpracovávány výhradně za účelem přijímání stížností a následných opatření v souladu s podmínkami Informačního listu o zpracování údajů, který je k dispozici na digitální platformě kanálů pro oznamování stížností.

12.Postupy platné pro hlášení porušení předpisů

12.1 Přijímání anonymních oznámení a následné kroky v souvislosti s nimi

Každá osoba, která chce podat sdělení nebo oznámení týmu whistleblowerů společnosti Simoldes Czech, tak může učinit anonymně prostřednictvím některého z kanálů pro podávání oznámení.

Pokud si však osoba přeje navázat na vyřízení anonymního oznámení, musí jej podat prostřednictvím digitální platformy Whistleblowing Channels vyplněním příslušného formuláře – tímto způsobem kromě zajištění anonymity obdrží přístupový kód, který jí umožní přístup k navazujícím krokům v souvislosti s podaným oznámením.

Pokud podáte anonymní stížnost prostřednictvím jiných kanálů, nebude možné získat přístup k následným krokům v souvislosti se stížností, a to z důvodu nedostatku dostupných kontaktů.

12.2 Objasnění nebo doplňující informace

Může být nutné požádat osobu, která stížnost podává, o vysvětlení podané stížnosti nebo o poskytnutí dodatečných informací, a to i v případě anonymity; v případě anonymity to bude možné pouze tehdy, pokud je stížnost podána prostřednictvím digitální platformy Whistleblowing Channels.

12.3.Opatření a lhůty pro následné kroky v souvislosti s oznámením o whistleblowingu

Po obdržení oznámení o whistleblowingu uplatňuje společnost Simoldes Czech postup pro následné kroky, které mohou vést k zahájení interního vyšetřovacího řízení a/nebo k oznámení oznámení whistleblowingu příslušnému orgánu, a to v souladu s následujícími opatřeními a lhůtami:

12.3.1.Oznámení o přijetí stížnosti

Simoldes Czech do sedmi dnů vyrozumí osobu, která stížnost podala, o přijetí stížnosti a srozumitelným a přístupným způsobem ji informuje o náležitostech, příslušných orgánech a formě a přípustnosti vnější stížnosti.

12.3.2.Sdělení předběžného rozhodnutí

Na základě stížnosti Simoldes Czech přijme vhodná interní opatření k ověření tvrzení v ní obsažených a případně k zastavení oznámeného porušení, včetně zahájení interního šetření nebo sdělení příslušnému orgánu k prošetření porušení, přičemž do jednoho měsíce sdělí osobě, která stížnost podala, předběžné rozhodnutí o zahájení šetření nebo sdělení příslušnému orgánu.

12.3.3.Sdělení opatření
Společnost Simoldes Czech informuje osobu, která podala stížnost, o opatřeních, která plánuje nebo přijala v návaznosti na stížnost, a o důvodech těchto opatření, a to nejpozději do tří měsíců ode dne obdržení stížnosti.

12.3.4.Sdělení o dokončení

Společnost Simoldes Czech informuje osobu, která stížnost podala, o výsledku analýzy stížnosti a uzavře řízení nejpozději do tří měsíců od obdržení stížnosti.

13.Důvěrnost

13.1. Totožnost oznamovatele, jakož i informace, které přímo či nepřímo umožňují odvodit totožnost oznamovatele, jsou důvěrné povahy a přístup k nim mají pouze osoby odpovědné za přijímání nebo sledování stížností.

13.2 Povinnost mlčenlivosti uvedená v předchozím odstavci se vztahuje na každého, kdo obdržel informace o stížnostech, a to i v případě, že za jejich přijetí a zpracování není odpovědný nebo není k tomu příslušný.

13.3 Totožnost oznamovatele je zveřejněna pouze v důsledku zákonné povinnosti nebo soudního příkazu.

13.4. Aniž jsou dotčeny jiné právní povinnosti, poskytnutí informací předchází písemné sdělení oznamovateli, v němž jsou uvedeny důvody pro poskytnutí daných důvěrných údajů, pokud poskytnutí těchto informací neohrozí související vyšetřování nebo soudní řízení.

13.5. Stížnosti obdržené příslušnými orgány, které obsahují informace podléhající obchodnímu tajemství, jsou zpracovávány pouze za účelem následného vyřízení stížnosti a ti, kteří se s nimi seznámili, jsou vázáni mlčenlivostí.

14. Zpracování osobních údajů

14.1 Zpracování osobních údajů v souvislosti s ochranou oznamovatelů, včetně výměny nebo předávání osobních údajů příslušnými orgány, je v souladu s pravidly platnými pro ochranu osobních údajů ve vnitrostátním právním řádu a v Evropské unii, konkrétně s obecným nařízením o ochraně osobních údajů a dalšími doplňujícími právními předpisy.

14.2 Zpracování osobních údajů v souvislosti s ochranou oznamovatelů se provádí za podmínek uvedených v Informačním listu o zpracování údajů a v Zásadách ochrany osobních údajů, které jsou dostupné na digitální platformě Whistleblowing Channels.

15.Uchovávání stížností

15.1 Pokud Simoldes Czech nemá jiné zákonné povinnosti uchovávání, vede evidenci oznámení o whistleblowingu a uchovává ji nejméně po dobu pěti let a bez ohledu na tuto dobu po dobu soudního nebo správního řízení týkajícího se oznámení.

15.2 Oznámení o whistleblowingu podané ústně, prostřednictvím telefonní linky bez nahrávání, zaznamenává Simoldes Czech úplným a přesným přepisem komunikace a vyhotovuje o tom věrohodný zápis.

15.3. Oznámení podané ústně, prostřednictvím nahrané telefonní linky nebo jiného systému hlasových zpráv, zaznamenává společnost Simoldes Czech po předchozím souhlasu oznamovatele prostřednictvím

(a) záznam sdělení na trvalý a obnovitelný nosič nebo

b) Úplný a přesný přepis sdělení.

15.4. Pokud je oznámení whistleblowingu učiněno při osobním jednání, zajistí Simoldes Czech po předchozím souhlasu stěžovatele pořízení záznamu z jednání prostřednictvím:

(a) záznam sdělení na trvalý a obnovitelný nosič nebo

b) Spolehlivý zápis.

16.Opravné prostředky a postupy ochrany

Společnost Simoldes Czech se zavazuje k dodržování právních předpisů a k ochraně oznamovatelů, kteří mají nárok na právní ochranu.

Generální ředitelství pro justiční politiku poskytuje informace o ochraně oznamovatelů na portálu justice, aniž jsou dotčeny zvláštní mechanismy přístupu k právu a soudům.

Prostřednictvím účinné soudní ochrany mají oznamovatelé veškeré záruky přístupu k soudům, aby mohli hájit svá práva a zájmy chráněné zákonem.

17.Odpovědnost oznamovatele

Odpovědnost oznamovatele je definována zákonem, a to podle následujících parametrů:

17.1. Oznámení nebo zveřejnění přestupku, učiněné v souladu s požadavky stanovenými právními předpisy na ochranu oznamovatelů, není samo o sobě důvodem k disciplinární, občanskoprávní, přestupkové nebo trestní odpovědnosti oznamovatele.

17.2. Oznamovatel, který oznámí nebo veřejně oznámí přestupek v souladu s požadavky stanovenými tímto zákonem, neodpovídá za porušení jakýchkoli omezení týkajících se sdělování nebo zveřejňování informací obsažených v oznámení nebo veřejném oznámení, s výjimkou případů odpovědnosti vymezených zvláštními právními předpisy.

17.3 Oznamovatel, který oznámí nebo veřejně oznámí přestupek v souladu s požadavky stanovenými tímto zákonem, není odpovědný za získání nebo přístup k informacím, které jsou důvodem oznámení nebo veřejného oznámení, s výjimkou případů, kdy získání nebo přístup k informacím je trestným činem.

17.4 Vzhledem k tomu, že pro oznamovatele může být možná odpovědnost za jednání nebo opomenutí, které nesouvisí s oznámením nebo zveřejněním, nebo které nejsou nezbytné pro oznámení nebo zveřejnění trestného činu podle zákona, může to vyvolat potřebu předchozího poradenství pro všechny osoby, které mají dotazy nebo zvažují podání oznámení.

18.Důvěrné poradenství

Simoldes Czech poskytuje důvěrné poradenství těm, kteří potřebují pomoc a další vysvětlení nebo zvažují podání stížnosti, a to tak, že se obrátí na tým Whistleblowing prostřednictvím některého z Whistleblowingových kanálů.

Interní předpisy, zásady, informační listy a formuláře

Interní předpisy, zásady, informační listy a formuláře týkající se systému ochrany oznamovatelů jsou k dispozici v sekci „Regulační normy“ na digitální platformě Whistleblowing Channel, která je přístupná na adrese https://simoldesczech.whistleblowingofficer.com.

20.Úložiště informací a dokumentace

Simoldes Czech se zavazuje prokázat svou odpovědnost a zpřístupňuje veřejnosti Úložiště informací a dokumentace o programech compliance a ochrany oznamovatelů, jakož i soubor odpovědí na často kladené otázky, na který je odkaz přístupný prostřednictvím digitální platformy Whistleblowing Channel na adrese https://simoldesczech.whistleblowingofficer.com.

Verze a datum informačního listu

Verze: 1

2.Datum: Datum 11. července 2022